Verklaring inzake gegevensbescherming
1. Onderwerp
De Vzw Belgische Franchise Federatie met maatschappelijke zetel in Researchdreef 12, 1070 Bruxelles, numéro d’entreprise: 0448.319.845 (hierna « BFF » of « wij » benoemd) hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van de personen met wie zij interacties onderhoudt in het kader van zijn activiteiten. In alle gevallen waarin het uw persoonlijke gegevens verwerkt, doet de BFF dit in overeenstemming met de bepalingen van de Europese verordening nr. 2016/679, General Data Protection Regulation (‘GDPR’) genoemd van 27 april 2016 en van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring beschrijft de maatregelen die de BFF heeft genomen om uw privacy te beschermen bij het gebruik van haar websites www.fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be evenals met betrekking tot de activiteiten en diensten die door BBF worden verstrekt, en welke rechten u in dit verband als gebruiker heeft. U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen en kennis te nemen van de inhoud ervan. We kunnen in de toekomst wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We vragen u daarom om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te lezen. Deze Privacyverklaring van de BFF is in de eerste plaats gericht op de volgende personen:- huidige en voormalige werknemers van de franchisenetwerken, effectieve, junior en starterleden en alle geassocieerde bedrijven aangesloten bij de BFF;
- prospecten en/of iedere andere persoon die belangstelling heeft getoond voor de diensten van BFF;
- personen met wie de BFF en zijn medewerkers in contact komen in het kader van haar activiteiten en opdrachten (bijv. ministers, kabinetsleden, personeel van openbare instellingen, hoogleraren, academisch personeel, journalisten, medewerkers van een beroepsvereniging, een vakbondsorganisatie en/of iedere andere belanghebbende partij, hierna ” public relations ” genoemd);
- personeelsleden van een onderneming waarmee de BFF een contractuele relatie heeft (bv. uitvoerende leveranciers, dienstverleners, consultants …);
- bezoekers van de 2 websites van de BFF : fbf-bff.be et www.franchisingbelgium.be en ook de bezoekers van de Franchising Belgium Day.
2. Toestemming
Door gebruik te maken van onze websites of de door ons aangeboden diensten, of deze nu rechtstreeks aan u worden aangeboden of door onze partners (leden van de BFF, organisatoren van onze evenementen), gaat u akkoord met het verzamelen en geautomatiseerd verwerken van een aantal van uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de hieronder beschreven doeleinden.3. Verwerking van uw persoonsgegevens
De BFF verwerkt uw gegevens in het kader van haar opdrachten en diensten en treedt op als ‘verantwoordelijke voor de verwerking’. De BFF bepaalt dus de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en de middelen die daarvoor worden ingezet. Wij kunnen de volgende persoonlijke gegevens van u vragen:- Uw identificatie- en contactgegevens: zoals uw naam, bedrijfsadres, titel, taal, geslacht, zakelijk e-mailadres, uw functie binnen uw bedrijf en/of organisatie, … Als u een beheerder bent of een vertegenwoordigingsmandaat hebt, uw geboortedatum en -plaats en uw nationaal registratienummer om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen;
- Gegevens met betrekking tot de opvolging van uw relatie met de BFF : verzoeken om contact, informatie of documentatie, uitgewisselde correspondentie, gegevens over de uitgevoerde transacties en betaalmiddelen, economische en financiële informatie, gegevens over de beroepssituatie, geabonneerde diensten / bestelde producten en details, bestelhistoriek, gegevens over de betaling van facturen, gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van prospectie, studie, onderzoeksacties. De evenementen waarvoor u zich inschrijft; ronde tafels, seminaries, conferenties, de Franchising Belgium Day en, in het kader daarvan, uw eventuele opmerkingen m.b.t. die events (bijv. via een tevredenheidsenquête);uw abonnementen op onze publicaties (bv. nieuwsbrief).
- De historie en de navigatie op de websites fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be, met inbegrip van informatie met betrekking tot de traceerbaarheid van uw acties op de sites of met betrekking tot de e-mails die wij u kunnen sturen;
- De BFF verwerkt in principe geen gevoelige informatie. Mochten wij om redenen buiten onze wil om toch in het bezit komen van gevoelige informatie, dan zullen wij deze verwerken in overeenstemming met de GDPR.
Wanneer en hoe verwerkt de BFF uw gegevens ?
Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de gegevens die u ons rechtstreeks meedeelt (=directe verzameling) en de gegevens die wij uit andere bronnen hebben verkregen (= indirecte verzameling).
Voorbeelden van directe verzameling
- Wanneer u lid wordt van de BFF voor rekening van uw franchiseformule of bedrijf.
- Wanneer u formulieren van de BFF invult (bijv. Een contactformulier op de website ; inschrijving voor de nieuwsbrief, de Franchising Belgium Day, een seminarie ; aanwezigheidslijsten in het kader van werkgroepen, tevredenheidsenquêtes enz.);
- Wanneer u een aanvraag indient voor een mediatie- of verzoeningsprocedure
- Tijdens gesprekken en uitwisselingen met medewerkers van de BFF (bv. tijdens evenementen) Bij correspondentie (per post en elektronisch) met de BFF ;
- Wanneer u op de websites van de BFF surft, kan de BFF bepaalde informatie opslaan die wordt verkregen d.m.v. cookies.
Voorbeelden van indirecte verzameling
- Wanneer uw onderneming uw gegevens verstrekt aan de BFF (ongeacht of het gaat om een bedrijf lid van de BFF of om een dienstverlenend bedrijf);
- Wanneer uw gegevens openbaar zijn omdat ze zijn gepubliceerd of omdat ze toegankelijk zijn gemaakt in officiële bronnen (zoals het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, databanken van administraties, LinkedIn …), met als doel om uw gegevens te verbeteren, te corrigeren en bij te werken.
- U heeft evenzeer een informatieplicht wanneer u persoonsgegevens doorgeeft over uw naasten, kennissen, personeelsleden of andere verwante personen. Als u ons informatie verstrekt over kennissen of andere betrokken personen (bijv. andere medewerkers van uw organisatie), dan moet u dit doen in overeenstemming met de geldende regelgeving en moet u hen hebben geïnformeerd.
4. Voor welke doeleinden verwerkt de BFF uw gegevens ?
Opdat de BFF zijn contractuele verplichtingen zou kunnen nakomen en de door haar aangeboden diensten kan verstrekken:- Voor het beheer van zijn activiteiten met de leden. Met name om met u te communiceren, uw vragen te beantwoorden, u te informeren over onze standpunten en actualiteit, u op de hoogte te houden van en uit te nodigen voor onze activiteiten (vergaderingen van werkgroepen, commissies, seminaries, ronde tafels, conferenties, workshops, de Franchising Belgium Day en andere evenementen) en om deze evenementen te beheren (bijv. facturatie, follow-up van inschrijvingen, maaltijdkeuze …);
- Voor het beheer van zijn contractuele relaties met dienstverleners (leveranciers en andere). In dat geval worden de persoonsgegevens verwerkt met het oog op de follow-up van de uitvoering van de overeenkomst (bijv. follow-up van bestellingen), voor het boekhoudbeheer…
- Opdat de BFF zou kunnen functioneren als beroepsvereniging (kennis van de leden en de contactpersonen om hen te informeren over zijn activiteiten), zijn diensten aanbieden en verbeteren (bijv. door statistische analyses), de belangen van de leden vrijwaren, zijn goederen beschermen, de regelmatigheid van de operaties controleren en zijn rechten en de rechten van de personen die de BFF vertegenwoordigen verdedigen en vrijwaren in geval van conflict of geschil;
- Opdat de BFF zou kunnen communiceren met zijn publieke relaties om hen te informeren over zijn standpunten, hen op de hoogte te houden van zijn activiteiten en evenementen (bijv. seminaries) en om zijn leden te ondersteunen in hun belangen.
5. Mededeling van uw persoonsgegevens
Uw gegevens worden nooit meegedeeld aan derden, behalve in de volgende gevallen:- Wanneer dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de opdrachten van de BFF in het kader van de professionele relatie behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens mee te delen aan onze Partners (bijv.: organisatoren van onze evenementen…).
- Wanneer de wet vereist dat uw gegevens worden meegedeeld aan overheden, regelgevende instanties, toezichthoudende autoriteiten (bijv. Gegevensbeschermingsautoriteit) en bewakingsorganen;
- Op uitdrukkelijk verzoek van gerechtelijke en onderzoeksautoriteiten zoals de politie, procureurs en rechtbanken;
- Met uw toestemming. Dus, mits u uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming heeft gegeven, kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners die contractueel verbonden zijn met ons bedrijf en die diensten of producten aanbieden die voor u van belang kunnen zijn. U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.
6. Hoe wordt de overdracht van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) geregeld?
De BFF geeft uw gegevens niet buiten de EER door. Mocht dit toch nodig zijn en mocht de Europese Commissie van mening zijn dat het land waaraan de gegevens moeten worden doorgegeven geen bevredigend niveau van bescherming biedt, dan zal de BFF alles in het werk stellen om uw gegevens te beschermen door middel van extra waarborgen (bijv. door het gebruik van modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, door het opleggen van bindende bedrijfsvoorschriften enz.).7. Hoe lang worden uw gegevens opgeslagen en verwerkt?
De BFF bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig om de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn te realiseren (zie punt 4). Na die termijn worden de gegevens gewist.Er is geen enkele bewaartermijn. De duur van de bewaring kan variëren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en de bewaartermijnen die door bepaalde verordeningen worden opgelegd.[SoL2]8. Vertrouwelijkheid en bescherming
Wij waken erop de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te behouden en hebben veiligheidsmaatregelen getroffen om verlies, misbruik of wijziging van dergelijke persoonlijke gegevens te voorkomen.Hoe waarborgt de BFF de vertrouwelijkheid van uw gegevens?
- Medewerkers van de BFF Alleen de bevoegde personen hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Deze beschikken alleen over de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan de vertrouwelijkheid en de naleving van procedures en technische en systeembeveiligingseisen
- Leveranciers De BFF kan een beroep doen op externe leveranciers/dienstverleners om te worden bijgestaan bij de uitvoering van zijn activiteiten, ongeacht of het gaat om diensten voor zijn interne werking of diensten die het aanbiedt en/of evenementen die het organiseert (bv. IT-dienst, fotografie, organisatie van evenementen …). Als leverancier van de BFF handelen die dienstverleners voor zijn rekening en volgen zij uitsluitend zijn instructies, met inachtneming van strikte principes die formeel zijn vastgelegd in overeenkomsten met de BFF, met name wat betreft de eisen inzake gegevensbescherming.
Hoe is de bescherming van uw gegevens georganiseerd?
- Opleiding van het voltallige personeel van de BFF;
- Diverse technische maatregelen, zoals het gebruik van antivirussystemen, regelmatige back-ups, regelmatige en automatische software-updates, het gebruik van een gesloten en beveiligd internetsysteem, fysieke beveiliging van de servers, het gebruik van badges, een toegangssysteem met een unieke identificatie (login) voor iedere gebruiker en een authenticatiemechanisme …
9. Uw recht van toegang, rectificatie, verzet, verwijdering, vergetelheid, beperking en overdraagbaarheid van gegevens
In overeenstemming met het Algemeen Reglement inzake de bescherming van persoonsgegevens heeft u het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen hun verwerking, binnen de grenzen van de wet. U heeft recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens aan derden. Recht van toegang: dit is uw recht om te weten of de BBF gegevens over u verwerkt en, indien dat het geval is, om meer informatie te krijgen over bijvoorbeeld de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt, de categorieën gegevens die worden verwerkt en de ontvangers aan wie uw gegevens worden doorgegeven. De BFF wil u erop wijzen dat de communicatie van sommige van uw gegevens soms verboden is of moeilijk kan blijken, bijvoorbeeld omdat een wet dit verbiedt of omdat het gaat om het vrijgeven van gegevens van anderen of omdat uw gegevens zijn gearchiveerd en bewaard in oude historische, archief- of logbestanden en niet meer routinematig worden verwerkt;[SoL3] Recht op correctie: dit is uw recht om de BFF te vragen uw onjuiste gegevens te corrigeren of aan te vullen. Indien een dergelijk verzoek gerechtvaardigd is, zal de BFF de gegevens corrigeren of aanpassen. Recht van bezwaar: dit is uw recht om BFF te vragen de verwerking van uw gegevens te stoppen om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, zoals wanneer de verwerking wordt uitgevoerd op basis van het legitieme belang van BFF (zie punt 4). Wanneer u dit recht uitoefent, moet u uw verzoek motiveren om de BFF in staat te stellen haar belangen af te wegen tegen uw rechten en vrijheden. Recht op gegevenswissing (‘recht om te worden vergeten’) : dit is uw recht om te verzoeken dat uw gegevens worden gewist, bijvoorbeeld aan het einde van uw professionele relatie met een lid van de BFF of wanneer u rechtmatig gebruik heeft gemaakt van uw recht om bezwaar te maken. Dit recht kan alleen worden uitgeoefend in bepaalde gevallen waarin de wet voorziet, en alleen in die gevallen en onder voorbehoud van bepaalde uitzonderingen. De BFF kan deze gegevens dus bewaren als een regeling dat vereist of voor bewijsdoeleinden om een recht uit te oefenen of om zich te verdedigen in geval van een geschil; Recht op beperking van de verwerking: dit is uw recht om de BFF te vragen om een tijdelijke beperking van de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw gegevens heeft betwist en uw recht op correctie heeft uitgeoefend. In dat geval mag de BFF uw gegevens slechts gedurende de verificatietermijn bewaren en moet zij alle verdere verwerkingsactiviteiten staken. In dat geval kan de BFF uw gegevens alleen met uw toestemming verwerken of gerechtelijke stappen ondernemen; Recht op overdraagbaarheid van gegevens: het is uw recht om de BFF te vragen uw persoonsgegevens te verstrekken in een formaat dat u in staat stelt ze te hergebruiken voor andere diensten of ze rechtstreeks te verstrekken aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, voor zover dit technisch mogelijk is voor de BFF. Dit recht geldt alleen als de verwerking plaatsvindt op basis van een contract of op basis van uw toestemming en voor gegevens die u rechtstreeks aan het BFF hebt verstrekt en die op geautomatiseerde wijze worden verwerkt; Recht om uw toestemming in te trekken: dit is uw recht om de toestemming die u eerder aan de BFF heeft gegeven voor een specifieke verwerking, zoals het versturen van de nieuwsbrief per e-mail, in te trekken. In dat geval zal de BFF uw gegevens niet langer gebruiken om u de nieuwsbrief per e-mail te sturen; U heeft ook de mogelijkheid om geen nieuwsbrieven en andere commerciële informatie meer te ontvangen door op de link ‘Uitschrijven’ te klikken bij elke mailing. Houd er rekening mee dat de uitoefening van uw recht om bezwaar te maken tegen de verzending van direct marketing alleen van toepassing is op het opgegeven e-mailadres. Als u commerciële mailings naar meer dan één e-mailadres ontvangt, moet de uitschrijfprocedure zo vaak als nodig worden herhaald. Als u zich per post uitschrijft, moet u de e-mailadressen opgeven die u wilt laten deactiveren.10. Cookies
Het surfen op onze website kan ertoe leiden dat er cookies op uw computer worden geplaatst. Waarom gebruiken we cookies? Ze vereenvoudigen het bezoek en verbeteren de communicatie met de BFF. Sommige cookies zorgen ervoor dat de site correct op het scherm verschijnt, andere zorgen ervoor dat een van de applicaties correct functioneert. Cookies stellen u in staat om efficiënt door de verschillende pagina’s van onze sites www.fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be te navigeren en stellen ons tevens in staat om hun correcte werking tijdens uw gebruik te analyseren. De sociale media waarmee u via deze site verbinding kunt maken, maken ook gebruik van cookies. Blokkeren van de cookies Indien u het wenst, kunt u met uw browserinstellingen deze cookies blokkeren. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie. Houd er echter rekening mee dat door het blokkeren van cookies het mogelijk is dat bepaalde grafische elementen niet goed worden weergegeven of dat u bepaalde toepassingen niet kunt gebruiken. Wij informeren u dat u akkoord gaat met het gebruik van cookies door uw navigatie op onze sites www.fbf-bff.be en www.franchisingbelgium.be voort te zetten, zonder deze te hebben geblokkeerd in uw browserinstellingen.11. Data Protection Officer en Gegevensbeschermingsautoriteit,
U kunt uw rechten uitoefenen, aanvullende informatie of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens sturen :- Naar onze data Protection Officer: BFF – Researchdreef, 12 – 1070 Anderlecht Via mail aan info@fbf-bff.be
- Uw aanvraag moet zo nauwkeurig mogelijk zijn om de BFF in staat te stellen uw aanvraag te verwerken. Bij deze gelegenheid wordt uw identiteit gecontroleerd om er zeker van te zijn dat een derde partij uw rechten niet namens u kan uitoefenen.